สรุปบทที่ 5 ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

แนวคิดและความหมาย

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง  ระบบที่ใช้สนับสนุนการทำงานภายใต้กิจกรรมด้านต่างๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และระบบที่ถูกออกแบบที่ถูกสนับสนุนงานด้านต่าง ดังนี้

1.การวางแผนความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ของธุรกิจ

2.การพัฒนาลูกจ้างให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ

3.การควบคุมนโยบายตลอดจนแผนงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

1.แนวคิดและความหมาย

การบริหารทรัพยากรมนุษย์  หมายถึง  การนำหลักการบริหารงานบุคล มาใช้เพื่อเชื่อมโยงกับความสัมพันธ์ของการดำเนินงาน และพฤติกรรมของบุคคลในองค์การ โดยมีจุดเน้นที่การพัฒนาบุคคล

องค์ประกอบของการบริหารทรัพยากรมนุษย์มี 3 องค์ประกอบคือ

1. บริหาร คือ ลูกจ้าง ผู้ปฏิบัติหน้าที่ด้านการจัดสรรทรัพยากรที่ใช้ภายในองค์การ ทั้งในส่วนของทรัพยากรมนุษย์ เงินและทรัพย์สินต่างๆ โดยแบ่งระดับของผู้บริหารออกเป็น 3 ระดับ คือผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับกลาง และผู้จัดการระดับล่าง

2. การบริหาร ซึ่งถือเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ผสมผสานกันระหว่างความรู้และประสบการณ์โดยกำหนดหน้าที่ของการบริหาร 5 ประการ คือ การวางแผน การจัดองค์การ การจัดคนเข้าทำงาน การอำนวยการ และการควบคุม

3. ทรัพยากร มนุษย์เป็นปัจจัยหนึ่งในหลายปัจจัยที่มีความสำคัญยิ่งต่อความสำเร็จของ องค์การอีกทั้งช่วยสร้างภาพพจน์ในองค์การในฐานะผู้สร้างสรรค์ผลผลิตและการ บริการออกสู่ประชาชน

2. หลักการบริหารทรัพยากรมนุษย์

ธุรกิจจะยึดถือหลักการของ 2 ระบบ คือ  ระบบอุปถัมภ์  และ ระบบคุณธรรม แต่การดำเนินธุรกิจด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันระบบคุณธรรมเป็น พื้นฐานในทุกขั้นตอนของกระบวนการบริหาiทรัพยากรมนุษย์ มีหลักการ4 ข้อ ดังนี้

2.1 หลักความรู้ ทุกคนที่เข้ามาปฏิบัติหน้าที่ขององค์การจะต้องศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ

2.2 หลักความสามารถ บุคคลทุกคนล้วนมีคุณค่าต่อองค์การเสมอแต่หากบุคคลใดที่ความสามารถสร้างผลงานที่มีมูลค่าสูงสุด  บุคคลนั้นจะมีคุณค่าสูงสุดด้วย

2.3 หลักความมั่นคง เป็นหน้าที่ขององค์การที่จะต้องทำให้บุคคลเป็นผู้มีความมั่นคงในอาชีพ

2.4 หลักความเป็นกลางทางการเมือง ในบางครั้งที่องค์การมีผู้มีอิทธิพลและมีผู้มีตำแหน่งหน้าที่สูงกว่าผู้อื่น หรืออาศัยความเป็นเครือญาติเป็นเครื่องมือช่วยส่งเสริมความก้าวหน้าใน หน้าที่การงาน

จากหลักการทั้ง 4 ข้อนี้  ส่งผลให้องค์การเกิดภารกิจด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้ง 4 ด้าน ดังนี้

2.4.1 การสรรหา คือ การเสาะแสวงหาบุคคลผู้มีความรู้ และความสามารถที่เหมาะสมกับงาน สามารถปรับตนเองให้เข้ากับวัฒนธรรมขององค์การ

2.4.2 การพัฒนา คือ การดำเนินการใดๆเพื่อส่งเสริมให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถ ทัศนคติ และประสบการณ์เพิ่มขึ้น

2.4.3 การธำรงรักษา คือ ความพยายามขององค์การที่จะทำให้บุคลากรมีความพึงพอใจในการทำงาน ตลอดจนมีการสร้างบรรยากาศให้บุคลากรมีขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงาน

2.4.4 การใช้ประโยชน์ คือ การใช้บุคคลให้เหมาะสมกับงานเพื่อให้องค์กรได้รับผลประโยชน์อย่างสูงสุด

3. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

ผลประโยชน์ซึ่งคาดว่าองค์การและบุคคลที่เกี่ยวข้องจะได้รับมีดังนี้

1. ผู้บริหารสามารถเพิ่มขีดความสามารถด้านการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

2. ผู้บริหารสามารถจัดสรรบุคคลให้เหมาะสมกับงานตลอดจนการสร้างระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ดี แลมีประสิทธิภาพ

3. บุคลากรจะได้รับการพัฒนาตนเองทั้งในส่วนความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ทำงาน ตลอดจนมีความก้าวหน้าในอาชีพ

4. บุคลากรทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพและมีความพอใจกับผลงานที่ได้รับ จึงมีขวัญและกำลังใจในการทำงาน

5. บุคลากรจะได้รับการปรับปรุงคุณภาพชีวิต และมีสภาพการทำงานที่ดีขึ้น

6. องค์กรบรรลุเป้าหมายในการทำงานและดำเนินงานได้อย่างเต็มที่

7. องค์กรมีโอกาสที่จะพัฒนาความร่วมมือและร่วมใจการทำงาน

8. สังคมอยู่ได้อย่างสันติสุข เนื่องจากบุคคลในสังคมมีรายได้จากการทำงาน

9. ประเทศชาติมีฐานะทางเศรษฐกิจที่ดีขึ้น เพราะองค์การเติบโตอย่างมั่นคง

สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

1.แนวคิดและความหมาย

สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง  สารสนเทศ ที่ได้จากการประมวลผลของสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ซึ่งมักจะเกิด ขึ้นซ้ำๆกันเป็นวัฏจักรเริ่มตั้งแต่มีการสรรหาและว่าจ้างบุคลากรเข้าทำงาน จนกระทั่งบุคคลผู้นั้นพ้นสภาพจากการเป็นบุคลากรของบริษัทไป

2. การจำแนกประเภทของสารสนเทศ 

สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ สามารถจำแนกได้เป็น 3 ประเภท ตามระดับของการบริหารงานขององค์การ ดังนี้

2.1 สารสนเทศเชิงปฏิบัติการ คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการปฏิบัติงานด้านต่างๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และมีการนำเสนอต่อผู้บริหารระดับล่างดังนี้

2.1.1 สารสนเทศด้านการคัดเลือก คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วย ผลการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน รายชื่อผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกและจดหมายแจ้งผลการสัมภาษณ์

2.1.2 สารสนเทศด้านการบรรจุเข้ารับตำแหน่งงาน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วย สถิติการเข้ามอบตัวของผู้ผ่านการคัดเลือก คำสั่งบรรจุและแต่งตั้งบุคลากรที่อาจจัดเก็บอยู่ในระบบประมวลภาพให้ผู้ใช้สืบค้นได้ตามที่ต้องการ

2.1.3 สารสนเทศด้านประวัติบุคลากร คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยประวัติส่วนตัวของบุคลากรและประวัติการทำงาน ข้อมูลทักษะความชำนาญงานของบุคลากรรายบุคคล ตลอดจนประวัติการโยกย้ายและการเลื่อนตำแหน่ง

2.1.4 สารสนเทศด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยข้อมูลผลงานและผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคคล ตลอดจนวิธีการใช้ในการวัดและประเมินผลด้วย

2.1.5 สารสนเทศด้านการจ่ายเงินเดือน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยโครงสร้างเงินเดือน อัตราเงินเดือนของแต่ละบุคคล อัตราภาษีเงินได้ ข้อมูลค่าลดหย่อนส่วนบุคคล รวมทั้งราได้หลังหักภาษีของแต่ละบุคคล

2.2 สารสนเทศเชิงกลวิธี คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการบริหารในด้านต่างๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์และมีการนำเสนอต่อผู้บริหารระดับกลางดังนี้

2.2.1 สารสนเทศด้านการสรรหา คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยแหล่งจัดหาแรงงาน ประวัติและคุณสมบัติของผู้สมัครงาน

2.2.2 สารสนเทศด้านการวิเคราะห์งาน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยคำพรรณนาแลคุณลักษณะเฉพาะของงาน ที่ใช้อธิบายถึงทักษะ ความรู้ ประสบการณ์

2.2.3 สารสนเทศด้านการควบคุมตำแหน่ง คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยโครงสร้างตำแหน่งงาน

2.2.4 สารสนเทศด้านการสวัสดิการและผลประโยชน์ คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยรายงานค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่าสวัสดิการ ค่าตอบแทนและเงินชดเชย รายงานการใช้สิทธิ

2.2.5 สารสนเทศด้านการพัฒนาและฝึกอบรม คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยแผนการฝึกอบรม รายชื่อหลักสูตร รายชื่อวิทยากร

2.3 สารสนเทศเชิงกลยุทธ์ คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการวางแผนงานของผู้บริหารระดับสูงอีกทั้งมีการกำหนดเป้าหมายของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในระยะยาวโดยจำแนกประเภทของสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ได้เป็น  2 ประเภท คือ

2.3.1 สารสนเทศด้านการวางแผนอัตรากำลัง ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

2.3.2 สารสนเทศด้านการเจรจาต่อรอง ถือเป็นภาระงานหนึ่งของผู้บริหารระดับสูง

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ จำแนกระบบย่อยได้  8 ระบบ ดังนี้

1.ระบบวางแผนอัตรากำลังคน

ระบบวางแผนอัตรากำลังคน ถูกใช้เป็นเครื่องมือกำหนดความต้องการบุคลากรขององค์การ ในส่วนอัตรากำลังคน และคุณสมบัติของบุคลากรที่ตรงกับความต้องการของแต่ละงาน

2. ระบบวิเคราะห์งาน

ในส่วนนี้ครอบคลุมถึง กระบวนการด้านวิเคราะห์งานจะครอบคลุมถึง และการควบคุมตำแหน่งงาน ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ต่อเนื่องมาจากกิจกรรมของการวางแผนอัตรากำลังคนซึ่งจำเป็นต้องใช้สารสนเทศจากภายนอกส่วนหนึ่ง

3. ระบบการสรรหาและคัดเลือก

จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการสรรหาและคัดเลือก ก่อนที่จะบรรจุเข้าทำงาน ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ต่อเนื่องจากการวิเคราะห์งานและการควบคุมตำแหน่ง

4. ระบบบุคลากร

จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการบรรจุเข้าทำงาน การลงทะเบียนประวัติบุคลากร และการบันทึกเวลาเข้า – ออก ซึ่งสารสนเทศที่ได้จากระบบบุคลากร จำเป็นต้องใช้ตลอดอายุการทำงานของบุคลากรแต่ละคน

5. ระบบค่าจ้างและเงินเดือน 

จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน รวมทั้งการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา  โดย ที่ระบบจ่ายค่าจ้างและเงินเดือนของแต่ละองค์การอาจแตกต่างกันไป และเงื่อนไขในการคิดคำนวณรายได้สุทธิเพื่อนำมาคำนวณเงินเดือนจ่ายบุคลากรก็ อาจแตกต่างกันไปแล้วแต่นโยบายด้านการจ่ายค่าจ้างเงินเดือนของแต่ละองค์การ

6. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน

จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน และการรับเงินเดือนในขั้นพื้นฐาน  ตลอดจนนำสารสนเทศที่ได้มาเป็นข้อมูลนำเข้าของการพัฒนาและฝึกอบรม  การเลื่อนชั้นตำแหน่ง  หรือแม้กระทั่งการโยกย้ายงานไปปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งอื่น

7. การพัฒนาและฝึกอบรม  

ในส่วนนี้จะครอบคลุมถึงกระบวนการในส่วนการจัดทำแผนการพัฒนาและฝึกอบรมรวมทั้งการดำเนินการฝึกอบรมบุคลากรโดยจะถือเป็นหน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องพัฒนาและ ฝึกอบรมบุคลากรให้เป็นผู้มีความรู้และความสามารถทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ

8. ระบบสวัสดิการและผลประโยชน์ 

จะครอบคลุมถึงกระบวนการวางแผนด้านผลประโยชน์ของบุคลากร และการจ่ายค่าสวัสดิการบุคลากร  ตลอดจนผลประโยชน์อื่น ซึ่งนอกเหนือจากค่าจ้างแรงงาน เพื่อเป็นการธำรงรักษาบุคลากรให้มีขวัญและกำลังใจในการทำงาน

เทคโนโลยีทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์ แบ่งเป็น 3 หัวข้อย่อย คือ

1. โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ซึ่งถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์มี 3 ประเภท ดังนี้

1.1โปรแกรมบันทึกเวลาการทำงาน จะต้องอาศัยการทำงานร่วมกันของฮาร์ดแวร์ละซอฟต์แวร์ระบบการบันทึกเวลาการทำงาน เพื่อจัดการดูแลการปฏิบัติงานของบุคลากรตามหน้าที่ซึ่งได้รับมอบหมาย

1.2โปรแกรมการจ่ายเงินเดือน มักจะเป็นการรวมสามมอดูลเข้าด้วยกันอันได้แก่ มอดูลบุคลากร มอดูลการลางานและมอดูลการจ่ายเงินเดือน

1.3โปรแกรมการบริหารทุนด้านมนุษย์ ขอบกตัวอย่างโปรแกรมพีเพิลซอฟต์ เอ็นเตอร์ไพรส์ ของ บริษัท ออราเคิล จำกัด  ที่พัฒนาโปรแกรมบริหารทุนด้านมนุษย์ โดยนำแบบฉบับของวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุของการบริหารทรัพยากรมนุษย์

2. การใช้อินทราเน็ต  

อินทราเน็ต  คือ  ระบบเครือข่ายที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะภายในองค์การ การพัฒนาอินทราเน็ตจะตั้งอยู่บนพ้นฐานของมาตรฐานผลิตภัณฑ์อินเตอร์เน็ต และเวิล์ดไวด์เว็บ นอกจากนี้อินทราเน็ตยังเป็นตัวเลือกหนึ่งที่ทรงพลังอำนาจด้านการสื่อสารภายในองค์การ การใช้อินทราเน็ตสามารถลดปริมาณกระดาษลงอย่างเห็นได้ชัด  เนื่องจากข้อมูลและสารสนเทศต่างๆจะถูกแสดงบนน้าจอคอมพิวเตอร์

3. การบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ 

จำเป็นต้องสื่อสารกับบุคคลภายนอกด้วย เช่น ผู้สมัครงาน สถาบันการศึกษา อินเตอร์เน็ต  คือ เทคโนโลยีที่ใช้สำหรับการสื่อสารและการประสานงานระหว่างบุคคลภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการพัฒนาระบบสารสนเทศบนเว็บเพื่อรองรับกระบวนการทำงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะเว็บศูนย์รวมด้านทรัพยากรมนุษย์ที่ใช้เป็นแหล่งประชาสัมพันธ์การสมัครงานบริการว่าจ้างงานออนไลน์  รายละเอียดของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์มีหัวข้อย่อย คือ

3.1 การจัดองค์การเสมือนจริง คือ รูปแบบองค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพทันสมัย โดยมีการเชื่อมโยงการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน

3.2 การสรรหาอิเล็กทรอนิกส์ คือ กระบวนการเสาะหา ทดสอบ และตัดสินใจสำหรับการว่าจ้างงานขององค์การผ่านเว็บไซต์บนอินเตอร์เน็ต ที่สามารถใช้โปรแกรมค้นหา ใบประวัติส่วนตัว ประสบการณ์ การศึกษาและการทำงาน ซึ่งมีอยู่จำนวนมากบนเว็บไซต์และทำการคัดเลือกผู้สมัคร ซึ่งมีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับความต้องการของตำแหน่งงาน

3.3 เว็บศูนย์รวมด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ข้อได้เปรียบหนึ่งของเว็บศูนย์รวมหรือเว็บท่าคือ มีสารสนเทศจำนวนมากที่สามารถนำมาใช้เป็นข้อเปรียบเทียบด้านการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ทั้งในรูปแบบของเว็บศูนย์รวมที่เป็นส่วนตัวขององค์การใด องค์การหนึ่ง และเว็บศูนย์รวมสาธารณะ  ซึ่งประกอบด้วยการใช้เครื่องมือต่างๆ

3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานทางอิเล็กทรอนิกส์ เจ้าหน้าที่ควบคุมงานมีหน้าที่ประเมินผลผู้ใต้บังคับบัญชาโดยบันทึกผลการประเมินลงบนแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะสามารถใช้ในงานด้านการตัดสินใจ

3.5 การเรียนอิเล็กทรอนิกส์ คือ เทคโนโลยีหนึ่งที่นำมาใช้ในงานด้านการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร ซึ่งในเริ่มแรกจะต้องมีการวางแผนชั้นเรียนและพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมตามความ ต้องการขององค์การและบุคลากรในองค์การ โดยระบบที่ทันสมัยอาจมีการสร้างแผนการพัฒนาบุคลากรรายบุคคล การเรียนอิเล็กทรอนิกส์จึงถือเป็นรูปแบบหนึ่งของการเรียนรู้รายบุคคลซึ่งถูกนำ มาใช้อย่างแพร่หลาย เพื่ออธิบายคำสอนผ่านเทคโนโลยีดิจิทัล โดยรูปแบบของการเรียนอิเล็กทรอนิกส์จะมี 2 รูปแบบ คือ

รูปแบบที่ 1 การสื่อสารแบบประสานเวลา โดยผู้เรียนและผู้สอนจะอยู่ในช่วงเวลาเดียวกันของการสอนและสามารถโต้ตอบกันได้

รูปแบบที่ 2 การสื่อสารแบบไม่ประสานเวลา ผู้สอนและผู้เรียนจะไม่สามารถโต้ตอบกันได้ภายในเวลาหรือสถานที่เดียวกัน

สรุป

                ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะถูกใช้เพื่อสนับสนุนกิจกรรมด้านต่างๆ ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์โดยมุ่งเน้นถึงการดูแลทรัพย์สินขององค์การ ในส่วนของลูกจ้างที่ถือเป็นกำลังสำคัญของการสนับสนุนการดำเนินธุรกิจให้ประสบผลสำเร็จ โดยองค์การควรจะยึดถือปฎิบัติตามหลักการ 4 ข้อ และภารกิจ 4 ประการ ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ อีกทั้ง มีการจำแนกสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็น 3 ประเภท คือ สารสนเทศเชิงปฎิบัติการ สารสนเทศเชิงกลวิธีและสารสนเทศเชิงกลยุธท์นั่นเอง

                ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะประกอบด้วย 8 ระบบ คือ ระบบวางแผนอัตรากำลังคน ระบบวิเคราะห์งาน ระบบสรรหางานและคัดเลือก ระบบบุคลากร ระบบจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน ระบบประเมินผลปฎิบัติงาน ระบบพัฒนาและฝึกอบรม ตลอดจนระบบสวัสดิการและผลประโยชน์ อีกทั้งองค์การมีการนำเทคโนโลยีมาร่วมกับกระบวนการธุรกิจ ดังกล่าว นั้นก็คือ โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ การใช้งานอินทราเน็ต รวมทั้งการจัดการทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์