สรุปบทที่ 2 ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ

ความหมาย จะเป็นการอธิบายคำศัพท์ 2 คำ คือ
1.ระบบ

พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ได้ให้นิยามไว้ว่า ระบบ หมายถึง กลุ่มของสิ่งซึ่งมีลักษณะประสานเข้าเป็นสิ่งเดียวกัน ตามหลักแห่งความสัมพันธ์ที่สอดคล้องกันด้วยระเบียบของธรรมชาติหรือหลักเหตุผลทางวิชาการ เช่น ระบบประสาท ระบบทางเดินอาหาร ระบบจักรวาล ระบบสังคม ระบบการบริหารประเทศ

Stair and Reynolds (2006,p.8) ได้ให้นิยามไว้ว่า ระบบหมายถึง ชุดของส่วนประกอบหรือส่วนย่อยซึ่งมีปฏิสัมพันธ์กันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ อีกทั้งใช้กำหนดวิธีการทำงานของระบบในส่วนของรับเข้า(Input) ประมวลผล (Processing) ส่งออก (Output) รวมทั้งผลป้อนกลับ (Feedback)

2. ระบบสารสนเทศ

Hall (2004, p.7) ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศ หมายถึง เซตหรือการรวมตัวของกระบวนการหลายกระบวนการ สำหรับงานด้านการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลเพื่อปรับรูปแบบของข้อมูลให้เข้าสู่รูปแบบของสารสนเทศ ตลอดจนการกระจายสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลสู่ผู้ใช้ ระบบเพื่อการใช้เพื่อตัดสินใจ

Stair and Reynolds (2006, p.17) ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล ประกอบด้วยชุดของฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ฐานข้อมูล โทรคมนาคม บุคลากรและกระบวนการ ที่มีการรวมตัวกันเพื่อการเก็บรวบรวม การจัดการ การจัดเก็บตลอดจนการประมวลผลข้อมูลให้เข้าสู่รูปแบบของสารสนเทศ

แบบจำลองระบบสารสนเทศ

Hall (2004, p. 7) ได้กำหนดแบบจำลองระบบสารสนเทศที่ประกอบด้วยส่วนย่อยของแบบจำลองระบบสารสนเทศ 7 ส่วนดังนี้

1.ผู้ใช้ขั้นปลาย คือ ผู้ใช้สารสนเทศที่อยู่ภายในหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ ซึ่งความต้องการใช้สารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลของระบบสารสนเทศประกอบด้วยผู้ใช้ 2 กลุ่มคือ

กลุ่มที่ 1 ผู้ใช้ภายนอก คือ ผู้ใช้ที่ประกอบ เจ้าหนี้เงินกู้ ผู้ถือหุ้น นักลงทุน ตัวแทนหรือนายหน้าเจ้าหน้าที่ภาษีอากร ผู้ขายและลูกค้า ตลอดจนผู้ใช้ประเภทสถาบันการเงิน เช่น ธนาคารและบริษัทเงินทุนหลักทรัพย์ เป็นต้น

กลุ่มที่ 2 ผู้ใช้ภายใน คือ ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ขององค์การ ซึ่งมีหน้าที่ควบคุมดูแลการปฎิบัติการด้านต่างๆ โดยมุ่งเน้นถึงความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้แต่ละรายเป็นสำคัญ ในการออกแบบรายงานจำเป็นต้องวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศ

2. ต้นทางข้อมูล หรือแหล่งข้อมูล คือ ธุรกรรมทางเงินที่นำเข้าสู่ระบบสารสนเทศซึ่งประกอบด้วยข้อมูล 2 ส่วนดังนี้

ส่วนที่ 1 ต้นทางข้อมูลภายนอก คือ ธุรกรรมทางการเงินที่ได้รับจากภายนอกธุรกิจ รวมทั้งข้อมูลการแลกเปลี่ยนทางการค้ากับหน่วยธุรกิจที่อยู่ในรูปแบบองค์การหรือธุรกิจส่วนตัว เช่น ธุรกรรมการขายและการซื้อสิค้า เป็นต้น

ส่วนที่ 2 ต้นทางข้อมูลภายใน คือ ธุรกรรมทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยน หรือความเคลื่อนไหวของทรัพยากรภายในองค์การ เช่น ในการคำนวณต้นทุนวัตถุดิบ ต้นทุนสินค้าสำเร็จรูป

3.การรวบรวมข้อมูล โดยปกติจะถือการรวบรวมข้อมูล (Data Collection) เป็นขั้นตอนแรก ที่มีความสำคัญที่สุดของการดำเนินการภายในระบบสารสนเทศ โดยเน้นวัตถุประสงค์ด้านการรับข้อมูลหรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ให้เข้าสู่ระบบอย่างถูกต้อง สมเหตุสมผล ครบถ้วนสมบูรณ์ และปราศจากข้อผิดพลาดใดๆ ทั้งสิ้น โดยมีการสร้างระบบป้องกันความผิดพลาดจากการรับข้อมูลเข้า ส่งผลให้รายงานที่เป็นผลลัพธ์มีความน่าเชื่อถือและนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ในการออกแบบกระบวนการการเก็บรวบรวมข้อมูล

4. การประมวลผลข้อมูล หลังจากที่ทำการรวบรวมข้อมูลเสร็จสิ้นแล้วต้องทำการประมวลผลข้อมูลในรูปแบบที่ง่ายและรูปแบบที่มีความซับซ้อน โดยจำแนกการประมวลได้ 2 รูปแบดังนี้

รูปแบบที่ 1 การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) โดยเก็บรวบรวมเอกสารหรือรายการค้าเป็นกลุ่มก้อนภายในระยะเวลาที่กำหนดหลังจากนั้นจึงรับข้อมูลเข้าและปรับยอดแฟ้มข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน มักใช้วิธีการประมวลผลข้อมูลแบบนี้กับรายการที่ไม่จำเป็นต้องปรับปรุงข้อมูลทันที

รูปแบบที่ 2 การประมวลผลแบบทันที (Real-time Processing) โดยมีการรับข้อมูลเข้าในทันทีและทำการประมวลผลข้อมูลทันทีในทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น ในบางครั้งอาจจะมีการประมวลผลออนไลน์เพื่อช่วยให้ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

5. การจัดการฐานข้อมูล คือ หน่วยเก็บข้อมูลทางกายภาพสำหรับข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้องกับการเงิน อาจถูกจัดเก็บข้อมูลภายในตู้เอกสารหรือในแผ่นจานแม่เหล็ก ส่วนข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในฐานข้อมูล จะประกอบด้วยหน่วยเก็บข้อมูลที่เรียงลำดับจากหน่วยเล็กที่สุดไปหาหน่วยใหญ่ที่สุด คือ ลักษณะประจำ ระเบียน และแฟ้มข้อมูล ในส่วนการจัดการฐานข้อมูลจะเกี่ยวข้องกับงานด้านพื้นฐาน 3 งาน คือ การจัดเก็บ การค้นคืน และการลบ ข้อมูลในส่วนของการจัดเก็บ จะเกี่ยวข้องกับการสร้างกุญแจของข้อมูลใหม่ และจัดเก็บข้อมูลนั้นในตำแหน่งพื้นที่ซึ่งมีความเหมาะสม

6. การก่อกำเนิดสารสนเทศ

การก่อกำเนิดสารสนเทศ (Information Generation) ประกอบด้วยกระบวนการแปลโปรแกรม การจัดข้อมูล การกำหนดรูปแบบ รวมทั้งการนำเสนอสารสนเทศต่อผู้ใช้ โดยสารสนเทศที่ได้มักอยู่ในรูปแบบของเอกสารปฏิบัติงาน เพื่อให้แน่ใจว่าสารสนเทศที่ได้รับมีความถูกต้องและเชื่อถือได้และยังมีการนำไปใช้อย่างถูกต้องโดยบุคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

7. ผลป้อนกลับ

ผลป้อนกลับ (Feedback) จะอยู่ในรูปแบบของรายงานที่เป็นผลลัพธ์ในฐานะต้นทางของข้อมูลภายในหรือภายนอกก็ได้ อาจถูกนำไปใช้ในฐานะข้อมูลเริ่มต้นหรือข้อมูลสำหรับการปรับเปลี่ยนกระบวนการ อนึ่งหากส่วนประกอบทั้ง 7 ส่วน มีการรวมตัวกันอย่างเหมาะสมจะสนองตอบวัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศได้ 3 ประการดังนี้

ประการที่ 1 การสนับสนุนหน้าที่งานด้านการจัดการ

ประการที่ 2 การสนับสนุนหน้าที่งานด้านการตัดสินใจ

ประการที่ 3 การสนับสนุนหน้าที่งานด้านการปฏิบัติการ

บทบาทของระบบสารสนเทศ

1.โซ่คุณค่า

สำหรับคำว่า โซ่คุณค่า (Value chain) บางตำราอาจเรียกว่าลูกโซ่มูลค่า ห่วงโซ่แห่งคุณค่า อาจเลือกใช้คำได้อย่างหลากหลายPorter (as quoted in Stair & Reynolds, 2006, p.49) กล่าวไว้ว่า การดำเนินงานทางธุรกิจปัจจุบัน องค์การจะต้องนำเสนอคุณค่าแก่ลูกค้าขององค์การโดยการเพิ่มคุณค่าองสินค้าหรืบริการ ซึ่งพร้อมส่งมอบให้ลูกค้าผ่านการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจต่างๆ ภายใต้โซ่คุณค่าขององค์การเพื่อสร้างความพึงพอใจในการใช้สินค้าหรือบริการ

โซ่คุณค่าประกอบด้วยกิจกรรมหลักของการจัดการต้นทาง การผลิต และการจัดการตามทาง ในส่วนของการผลิตสินค้าและบริการ โดยรวมกิจกรรมหลักทั้ง 3ส่วน มีการทำงานที่สัมพันธ์กันและมุ่งเน้นถึงการเพิ่มคุณค่าหรือความพึงพอใจให้กับลูกค้าในรูปแบบของราคาที่ต่ำ การบริการหลังการขายที่ดี คุณภาพที่สูง รวมทั้งความเป็นเอกลักษณ์ของสินค้าหรือบริการมีรายละเอียดดังนี้

1.1 การจัดการต้นทาง จะเกี่ยวข้องกับการจัดการวัตถุดิบในส่วนของการจัดหาวัตถุดิบ การติดตามรอยวัตถุดิบในส่วนของโลจิสติกส์ขาเข้า รวมทั้งการจัดเก็บและควบคุมวัตถุดิบภายในโกดังสินค้าโดยใช้ระบบสารสนเทศด้านการจัดหาวัตถุดิบ การติดตามรอยวัตถุดิบ และการควบคุมวัตถุดิบคงเหลือ

1.2 การผลิต สำหรับการแปรสภาพวัตถุดิบให้เป็นสินค้าหรือบริการขั้นสุดท้าย มีการนำวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนการผลิตต่างๆ มาประกอบกันเป็นสินค้าสำเร็จรูป

1.3 การจัดการตามทาง สำหรับการจัดการตามทิศทางการไหลของสินค้าสำเร็จรูปจนถึงปลายทางของการส่งมอบให้ลูกค้าที่มีความเกี่ยวข้องกับหน่วยเก็บสินค้าสำเร็จรูป โลจิสติกส์ขาเข้า การตลาดและการขาย ตลอดจนงานด้านการบริการลูกค้า มีการใช้ระบบสารสนเทศด้านหน่วยเก็บและค้นคืนสินค้าอัตโนมัติ ด้านวางแผนกระจายสินค้า ด้านวางแผนกรส่งเสริมการขาย รวมทั้งด้านการติดตามรอยและการควบคุมงานบริการลูกค้า

2.ระบบคุณค่า

ระบบคุณค่า จะเป็นการเชื่อมโยงกิจกรรมภายใต้โซ่คุณค่า ทั้งภายในและภายนอกองค์การ ภายใต้รูปแบบโซ่อุปทานโดยการใช้ระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือเชื่อมต่อโซ่คุณค่าขององค์การกับโซ่คุณค่าขององค์การภายนอก ซึ่งเป็นคู่ค้าเข้าด้วยกัน มักอาศัยการดำเนินการงานด้านการจัดการโซ่อุปทานการจัดการลูกค้าสัมพันธ์เข้าช่วย ทั้งมุ่งเน้นการบรรลุเป้าหมายของการดำเนินกิจกรรมต่างๆ

3. การสนับสนุนงานขององค์การต่างๆ

O’ brien (2005, p.8) กล่าวถึงบทบาทของระบบสรสนเทศในส่วนการใช้เพื่อสนับสนุนการทำงานขององค์การภายใต้โซ่คุณค่าและระบบคุณค่า 3 ลักษณะดังนี้

3.1 การสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ

3.2 การสนับสนุนการตัดสินใจ

3.3 การสนับสนุนความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน

4. การเพิ่มมูลค่าให้องค์การ ในส่วนของผลประโยชน์ที่เพิ่มมูลค่าให้องค์การนี้พิจารณาได้ 3 ระยะ ดังนี้

ระยะที่ 1 การลดต้นทุนและการเพิ่มประสิทธิผล ในระยะนี้องค์การได้มุ่งเน้นการนำสารสนเทศที่ได้รับจากระบบประยุกต์ด้านต่างๆ มาเป็นข้อมูลเพื่อพัฒนางานหรือปรับปรุงการทำงาน

ระยะที่ 2 การสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน ระบบสารสนเทศถูกนำมาใช้เพื่อสร้างความได้เปรียบเชิงการแข่งขันที่จะช่วยสร้างผลประโยชน์ในระยะยาวขององค์การที่เหนือกว่าคู่แข่งขัน ทั้งนี้ต้องอาศัยกลยุทธ์ทางธุรกิจมาช่วยเสริม

ระยะที่ 3 การจัดการเชิงผลการปฏิบัติงาน ในระยะนี้นอกจากจะมุ่งเน้นการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการลดต้นทุน และการสร้างความได้เปรียบเชิงการแข่งขันแล้ว ยังมีการใช้สารสนเทศร่วมกับมาตรการวัดผลการปฏิบัติงานเพื่อสร้างตัวชี้วัดประสิทธิผล

วิวัฒนาการของระบบสารสนเทศ

การใช้ระบบสารสนเทศในเริ่มแรกของธุรกิจจะเป็นการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานประจำที่ซ้ำๆ ภายใต้ธุรกรรมจำนวนมาก ของแต่ละวันทำการมีการใช้ระบบประยุกต์คอมพิวเตอร์ ในรูปแบบของระบบประมวลผลธุรกรรม เพื่อสรุปและจัดโครงสร้างธุรกรรม รวมทั้งข้อมูลทางการบัญชี การเงินและการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ที่ส่งผลให้องค์การมีต้นทุนการประมวลผลธุรกรรมต่อหน่วยลดลง อีกทั้งความสามารถในการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น

ในเวลาต่อมาองค์การได้พัฒนาระบบสารสนเทศในรูปแบบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยมีการใช้ระบบเพื่อเข้าถึง จัดโครงสร้าง สรุปแสดงผลสารสนเทศที่มีส่วนช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจประจำวันภายใต้การทำงานของแผนกงานตามหน้าที่ ยังมีการพัฒนาระบบการสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วยระบบการประมวลผล นำมาใช้เพื่อสนับสนุนการทำงานในสำนักงานต่อมาได้มีการขยายขีดความสามารถของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ มีการลดต้นทุนของระบบคอมพิวเตอร์ มีการพัฒนาระบบประยุกต์ เพื่อสนับสนุนงานที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำในรูปแบบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ โดยมีการทำงานที่ซับซ้อนเพิ่มมากขึ้นและมักใช้กับการตัดสินใจที่ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย นอกจากนี้ยังมีการขยายตัวของการตัดสินใจใน 2 ทิศทางคือ

ทิศทางที่ 1 การพัฒนาระบบสนับสนุนผู้บริหารและระบบสารสนเทศวิสาหกิจ

ทิศทางที่ 2 การพัฒนาระบบสนับสนุนกลุ่มร่วมงาน

ในที่สุดธุรกิจเกิดความสนใจด้านการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อแก้ปัญหาต่างๆ อย่างมีอัจฉริยะโดยมีการพัฒนาระบบประยุกต์เชิงพาณิชย์ที่รู้จักกันดีในนามของระบบอัจฉริยะ

ในลำดับสุดท้ายมีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการสนับสนุนงานภายนอกองค์การโดยใช้รูปแบบของระบบสารสนเทศบนเว็บรวมทั้งระบบเคลื่อนที่ โดยมีการพัฒนาระบบประยุกต์ผ่านทางระบบอินเตอร์เน็ตและเปลี่ยนรูปแบบการค้าเข้าสู่รูปแบบของธุรกิจสู่ธุรกิจซึ่งอนาคตจะมีความเป็นไปได้ว่า องค์การขนาดกลางและระบบใหญ่จะใช้ระบบสารสนเทศบนเว็บ โดยมีการใช้โปรแกรมค้นดูเว็บ เพื่อการสื่อสารความร่วมมือและการเข้าถึงสารสนเทศจำนวนมาก รวมทั้งการดำเนินการและการประมวลผลด้วนวิธีการของระบบสารสนเทศบนเว็บ

สรุปได้ว่าความสัมพันธ์ระหว่างรูปแบบที่แตกต่างกันของระบบสนับสนุนด้านต่างๆมีดังนี้

1. แต่ละระบบมีลักษณะเฉพาะที่จำแนกได้เป็น 1 ระบบ

2. มีการเชื่อมต่อสายงานด้านสารสนเทศระหว่างระบบต่างๆ

3. ระบบสารสนเทศแต่ละระบบสามารถเชื่อมต่อกันภายใต้รูปแบบของระบบลูกผสม

4. เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี ความสัมพันธ์และการประสานงาน ระหว่างระบบสารสนเทศในรูปแบบที่ต่างกันโดยสามารถเกิดขึ้นได้อย่างต่อเนื่องและในอนาคต รูปแบบความสัมพันธ์อาจเปลี่ยนแปลงไปก็อาจเป็นได้

การจำแนกประเภทระบบสารสนเทศ

1.ระบบสารสนเทศตามหน้าที่งาน

เป็นการรองรับการทำงานของแผนกต่างๆ ซึ่งจำแนกความรับผิดชอบตามหน้าที่งานขององค์การ อาทิเช่น หน้าที่งานด้านการจัดการและการตัดสินใจ หน้าที่งานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์

2. ระบบสารสนเทศวิสาหกิจ

จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานของแต่ละแผนกงาน ระบบสารสนเทศวิสาหกิจจะเกี่ยวข้องกับการเชื่อมต่อระบบประยุกต์ของแต่ละหน้าที่งานเข้ากับระบบสารสนเทศวิสาหกิจ ซึ่งมักเรียกว่า การบูรณาการระบบสารสนเทศ อีกทั้งยังมีการใช้ระบบประยุกต์ด้านการวางแผนทรัพยากรองค์การเป็นเครื่องมือช่วยสนับสนุนงานด้านการวางแผนและการจัดการทรัพยากรทั้งหมดของวิสาหกิจ มีการใช้แบบจำลองรูปแบบใหม่ในส่วนของคอมพิวเตอร์วิสาหกิจ

ศุภิสราพร สุธาทิพยะรัตน์จำแนกประเภทระบบสารสนเทศที่ใช้ภายในวิสาหกิจได้เป็น2ประเภทคือ

ประเภทที่ 1 ระบบสารสนเทศส่วนบุคคล คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพ และเพิ่มผลผลิตด้านการทำงานของบุคคลในองค์การมักอยู่ในรูปแบบของการประมวลผลส่วนบุคคล

ประเภทที่ 2 ระบบสารสนเทศกลุ่มร่วมงาน คือ ระบบสารสนเทศซึ่งช่วยเสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลผลิตด้านการทำงานของกลุ่มบุคคล โดยมีเป้าหมายการทำงานและการใช้ข้อมูลร่วมกัน มักจะอยู่ในรูปแบบการประมวลผลแบบกลุ่ม

นอกจากนี้ Turban et al. (2006, p. 296) ได้ยกตัวอย่างของระบบสารสนเทศที่ใช้ร่วมกันภายในวิสาหกิจดังนี้

1. ระบบสารสนเทศด้านการวางแผนทรัพยากรองค์กร

2. ระบบสารสนเทศด้านการจัดการลูกค้าสัมพันธ์

3. ระบบสารสนเทศด้านการสนับสนุนการตัดสินใจ

4. ระบบสารสนเทศด้านการจัดการความรู้

5. ระบบสารสนเทศด้านอัจฉริยะภาพทางธุรกิจ

6. ระบบสารสนเทศด้านอัจฉริยะอื่นๆ

3. ระบบสารสนเทศระหว่างองค์การ

ปัจจุบันการใช้ระบบสารสนเทศไม่ได้จำกัดแค่ภายในองค์การเท่านั้นยังมีการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศระหว่างสององค์การขึ้นไปเข้าด้วยกัน นิยมเรียกกันว่า ระบบสารสนเทศระหว่างองค์การหรือโอไอเอส อาจเรียกอีกอย่างว่า ระบบสารสนเทศครอบคลุมทั่วโลก เช่น ระบบการจองตั๋วของสายการบินทั่วโลกมีวัตถุประสงค์หลักด้านการเพิ่มประสิทธิภาพของการประมวลผลธุรกรรมดังนั้นการพัฒนาโอไอเอสจึงมุ่งตอบสนองแรงกดดันทางธุรกิจ 2 ประการดังนี้

ประการที่ 1 ความปรารถนาด้านการลดต้นทุน รวมทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความทันต่อเวลาภายใต้กระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง

ประการที่ 2 ความต้องการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศขององค์การกับระบบสารสนเทศของหุ้นส่วนธุรกิจเพื่อผลประโยชน์ ดังนี้

1. การลดต้นทุนธุรกรรมซึ่งเกิดขึ้นเป็นประจำ

2. การเพิ่มคุณภาพและขจัดข้อผิดพลาดของสายงานด้านสารสนเทศ

3. การลดช่วงเวลาของการทำคำสั่งซื้อของลูกค้าให้บรรลุผล

4. การกำจัดกระบวนการที่ใช้กระดาษทั้งในส่วนของการทำงานที่ขาดประสิทธิภาพ ตลอดจนการลดต้นทุนกระดาษ

5 การโอนย้ายและการประมวลผลสารสนเทศทำได้ง่ายขึ้น

6. การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับลูกค้าและผู้จัดหา

ในการติดตั้งใช้งานไอโอเอส จะต้องมีการสร้างเครือข่ายการสื่อสารโดยอาจเลือกใช้เครือข่ายส่วนตัว ในรูปแบบของเครือข่ายมูลค่าเพิ่ม หรือเครือข่ายสาธารณะในรูปแบบของเครือข่ายอินเทอร์เน็ตก็ได้ โดยการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจของไอโอเอส มักปรากฏรูปแบบ 8 รูปแบบดังนี้

รูปแบบที่ 1 ระบบการค้าธุรกิจสู่ธุรกิจ

รูปแบบที่ 2 ระบบสนับสนุนการค้าแบบธุรกิจสู่ธุรกิจ

รูปแบบที่ 3 ระบบครอบคลุมทั่วโลก

รูปแบบที่ 4 การโอนเงินอิเล็กทรอนิคส์

รูปแบบที่ 5 กรุ๊ปแวร์

รูปแบบที่ 6 การส่งสารแบบรวม

รูปแบบที่ 7 ฐานข้อมูลใช้ร่วมกัน

รูปแบบที่ 8 ระบบที่ใช้สนับสนุนบริษัทเสมือน

ในส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้สำหรับไอโอเอสจะประกอบด้วย 4 เทคโนโลยีหลัก คือ การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิคส์ เอกซ์ทราเน็ต ภาษาเอกซ์เอ็มแอลและการบริการบนเว็บในส่วนการทำโอโอเอสให้เกิดผลจะมุ่งเน้นการแลกเปลี่ยข้อมูลของระบบการค้าแบบธุรกิจสู่ธุรกิจเป็นสำคัญ จำแนกได้เป็น 2 ระบบคือ

ระบบย่อยที่1 การจัดการหุ้นส่วนสัมพันธ์ หรือ พีอาร์เอ็ม โดยมุ่งเน้นในการรับรู้ถึงความต้องการด้านการพัฒนาความสัมพันธ์ระยะยาวกับหุ้นส่วนธุรกิจ

ระบบย่อยที่ 2 การพาณิชย์แบบร่วมมือ หรือ ซีคอมเมิร์ช คือ รูปแบบหนึ่งของการร่วมมือขององค์การกับหุ้นส่วนธุรกิจในส่วนนอกเหนือจากการทำธุรกรรมซื้อขายสินค้าและบริการ

ระบบสารสารเทศบนเว็บ

1. ต้นทุนการติดตั้งใช้งานระบบสารสนเทศบนเว็บต่ำกว่าระบบรับให้บริการแบบเดิมดดยใช้เครือข่ายส่วนตัว

2. การแปลงระบบที่มีอยู่เดิมเป็นระบบสารสนเทศบนเว็บทำได้ง่ายและรวดเร็ว

3. ฟังก์ชันการทำงานของระบบสารสนเทศบนเว็บมีมากกว่าฟังก์ชันระบบเดิม

Turban et al (2006, p. 71) ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศบนเว็บหมายถึง ระบบประยุกต์ซึ่งอาศัยอยู่บนเครื่องบริการหรือแม่ข่าย ในส่วนของการเข้าถึงข้อมูลอาจทำได้โดยใช้โปรแกรมค้นดูเว็บจากสถานที่ใดๆ ของโลกทางเว็บ ในการเชื่อมโยงด้านลูกข่ายกับระบบประยุกต์บนเว็บโดยใช้โพรโตคอมของอินเตอร์เน็ต มีลักษณะเฉพาะ 2ประการ คือ ประการที่ 1 คือ การสร้างเนื้อหาหรือข้อมูลจะถูกปรับให้เป็นปัจจุบันในทันที ประการที่ 2 คือ การเข้าถึงข้อมูลบนเว็บด้วยวิธีการสากลที่อาศัยการสื่อสารหลัก คือ อินเตอร์เน็ต อินทราเน็ต และเอกซ์ทราเน็ตโดยมีรายละเอียดดังนี้

1.อินเทอร์เน็ต เรียกง่ายๆว่าเน็ต คือระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายทั่วโลก โดยผู้ใช้ที่อยู่ ณ คอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งๆ สามารถรับสารสนเทศจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ หรือในบางครั้งก็อาจคุยโต้ตอบโดยตรงกับผู้ใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นผ่านทางอินเตอร์เน็ตซึ่งถือเป็นเครือข่ายสาธารณะที่ใช้งานร่วมกันของผู้ใช้งานหลายคน

ในทางกายภาพ อินเตอร์เน็ต ถูกนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของทรัพยากรทั้งหมดของเครือข่ายโทรคมนาคมสาธารณะที่มีอยู่ปัจจุบัน ในทางเทคนิคสิ่งที่แบ่งแยกอินเตอร์เน็ตกับระบบเครือข่ายอื่นคือ การใช้ชุดโพรโทคอลทีซีพี/ไอพี

2.อินทราเน็ต จะมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิดกับองค์การและอินเทอร์เน็ต ซึ่งอินทราเน็ต คือ การใช้เทคโนโลยีเว็บสำหรับการสร้างเครือข่ายส่วนตัว มักถูกจำกัดใช้งานเฉพาะภายในองค์การโดยใช้เครือข่ายเฉพาะที่หรือระบบแลน ร่วมกับโพรโทคอลทีซีพี/ไอพี เพื่อสร้างแบบฉบับของระบบแลนที่มีความสมบูรณ์ ในส่วนของการใช้เกตเวย์ด้านความมั่นคง

4. เอกซ์ทราเน็ต ถูกเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต มีการเสริมกลไลด้านความมั่นคงทางอินเทอร์เน็ตและฟังก์ชันงานเท่าที่เป็นไปได้ มีการสร้างรูปแบบเสมือนจริงซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้ทางไกลสามารถเชื่อมต่อระบบอินเทอร์เน็ตกับอินทราเน็ตหลักขององค์การ ซอฟว์แวร์ที่ใช้เข้าถึงข้อมูลทางไกลจะมีการพิสูจน์ตัวจริงและข้อมูลจะถูกเข้ารหัสลับขณะที่มีการส่งผ่านผู้ใช้ทางไกลเข้าสู่อินทราเน็ตจะมุ่งเน้นในด้านการใช้สารสนเทศร่วมกันระหว่างสององค์การขึ้นไปตามสมัยนิยม

5. ระบบอีคอมเมิร์ชบนเว็บ เกิดขึ้นภายใต้ระบบอิเลกทรอนิคส์ ในรูปแบบของธุรกิจสู่ธุรกิจ ธุรกิจสู่ผู้บริโภค ผู้บริโภคสู่ผู้บริโภค ธุรกิจสู่หน่วยสาธารณะส่วนใหญ่จะคิดว่าอีคอมเมิร์ชมีไว้สำหรับลุกค้าเข้าเยี่ยมชมเพื่อซื้อสินค้าออนไลน์ ภาพส่วนใหญ่ของอีคอมเมิร์ชซึ่งเจริญเติบโตอย่างรวดเร็ว คือ การประกอบธุรกรรมในรูปแบบธุรกิจสู่ธุรกิจ

ผู้บริโภคซึ่งทำการซื้อสินค้าออนไลน์มักชื่นชมอีคอมเมิร์ชซึ่งใช้งานได้ง่ายและสามารถหลีกเลี่ยงฝูงชนภายในห้างสรรพสินค้า โดยทำการสั่งซื้ออนไลน์ ณ เวลาใดจากสถานที่ใดก็ได้ อีกทั้งมีการส่งมอบสินค้าถึงมือผู้รับโดยตรง การประกอบธุรกิจอีคอมเมิร์ชได้เพิ่มความแข็งแกร่งมากยิ่งขึ้น โดยลูกค้าบางรายจะสามารถสั่งซื้อสินค้าทางอินเทอร์เน็ตและได้รับสินค้าในวันเวลาที่ร้าค้าทั่วไปปิดทำการในส่วนกระบวนการทางธุรกิจอีคอมเมิร์ชต้องออกแบบใหม่ให้เป็นวิธีซื้อขายที่กระชับขึ้น

6. ตลาดอิเกทรอนิคส์ ได้มีการแพร่กระจายอย่างรวดเร็วในฐานะตัวขับเคลื่อนด้านการประกอบธุรกิจทางอีคอมเมิร์ช ซึ่ง Turban et al (2006, p. 71) ให้นิยามไว้ว่า ตลาดอิเลกทรอนิคส์ คือ เครือข่ายการโต้ตอบและความสัมพันธ์ในการแลกเปลี่ยนสารสนเทศ ผลิตภัณฑ์และบริการ ตลอดจนการรับชำระเงิน เมื่อสถานที่ซื้อขายถูกเปลี่ยนรูปแบบจากอาคารทางกายภาพเป็นเว็บไซอิเลกทรอนิคส์

7. การแลกเปลี่ยนอิเลกทรอนิคส์ เป็นอีกรูปแบบหนึ่งของตลาดอิเลกทรอนิคส์ คือ สถานที่ซื้อขายบนเว็บซึ่งผู้ซื้อและผู้ขายจำนวนมากมีการโต้ตอบกันแบบพลวัตและยังเป็นสถานที่ประกอบการค้าสำหรับโภคภัณฑ์ นับตั้งแต่นั้นมาการแลกเปลี่ยนที่หลากหลายรูปแบบสำหรับสินค้าและบริการทุกชนิด

8. คอมพิวเตอร์เคลื่อนที่และการพาณิชย์เคลื่อนที่ คือ ตัวอย่างระบบเคลื่อนที่ออกแบบสำหรับลูกจ้างเคลื่อนที่และอื่นๆ ซึ่งผู้ใช้ระบบมักเกิดความต้องการด้านการเชื่อมต่อเข้ากับระบบสารสนเทศขององค์การในทันที

สรุป

ในการศึกษาด้านระบบสารสนเทศ จำเป็นจะต้องเข้าใจส่วนประกอบต่างๆ ที่รวมตัวกันอย่างเหมาะสมภายใต้แบบจำลองของระบบสารสนเทศ เพื่อปฎิบัติหน้าที่ ในส่วนการรวบรวมข้อมูล ประมวลผลข้อมูลและการก่อกำเนิดสารสนเทศ โดยมุ่งเน้นการตอบสนองต่อองค์การ ในส่วนการสนับสนุนการทำงานของกิจกรรมต่างๆ ภายใต้โซ่คุณค่าและระบบคุณค่ารวมทั้งบทบาทของระบบสารสนเทศด้านการสนับสนุนงานในองค์กร และการเพิ่มมูลค่าให้องค์การ

ในการจำแนกประเภทของระบบสารสนเทศ อาจจำแนก โดยใช้เกณฑ์ระดับขององค์การ ทั้งในส่วนหน้าที่งาน วิสาหกิจ และการบูรณาการระหว่างองค์การ อีกทั้งยังมรการพัฒนาระบบสารสนเทศบนเว็ปที่มีต้นทุนต่ำและยังเพิ่มขีดความสามารถของระบบเดิมอีกด้วย